Cuentas el anaquel y te faltan piezas. O al revés: el sistema dice que no hay y el producto está ahí, en la bodega. Cuando el inventario no cuadra pasan dos cosas caras: dejas de vender lo que sí tenías y compras de más lo que no hacía falta.
La buena noticia es que casi nunca es un misterio. Las diferencias de inventario tienen causas muy concretas, y casi todas se corrigen con orden y con un sistema que registre cada movimiento en el momento.
Por qué tu inventario no cuadra
En los negocios con los que trabajamos, las diferencias casi siempre vienen de alguna de estas cuatro causas:
- Ventas que no se registran. La venta “rápida” que se cobra sin pasar por la caja, el producto que se aparta y nunca se captura, la venta por WhatsApp que se anota en una libreta.
- Compras que se capturan tarde. Llega la mercancía y se acomoda, pero se registra días después (o nunca). Mientras tanto, el sistema vende con números viejos.
- Mermas y regalos sin anotar. Producto dañado, caducado, muestras, cortesías o lo que se usa en el propio negocio. Todo eso sale del anaquel, pero no del registro.
- Productos duplicados o mal dados de alta. El mismo artículo con dos claves, presentaciones distintas registradas como una sola, o unidades que no coinciden (se compra por caja y se vende por pieza).
Si te identificas con dos o más, el problema no es tu equipo ni tu memoria: es que el inventario depende de que alguien se acuerde de anotar.
Paso 1. Ordena el catálogo antes de contar
Contar con un catálogo desordenado es contar dos veces. Antes del conteo, revisa que cada producto tenga una sola clave, un nombre claro y la unidad correcta. Si compras por caja y vendes por pieza, el sistema debe saber cuántas piezas trae cada caja.
Paso 2. Haz un conteo inicial y cierra la puerta al pasado
Elige un día, cuenta todo lo que hay y captura ese número como punto de partida. A partir de ahí, lo que pasó antes ya no importa: el sistema empieza limpio. Para un negocio pequeño suele bastar con una tarde o una mañana antes de abrir.
Paso 3. Que cada movimiento pase por el sistema
Este es el paso que hace la diferencia. Con un punto de venta, cada venta descuenta el inventario sola; con la recepción de compras, cada entrada suma en el momento. Las mermas se registran como salida con su motivo. Si no pasa por el sistema, no existe.
Las ventas por WhatsApp o por teléfono también se capturan en el sistema, aunque se cobren por transferencia. Así no hay dos inventarios: el de la caja y el de la libreta.
Paso 4. Conteos cortos y frecuentes
En lugar de un inventario general cada año que cierra el negocio un día entero, haz conteos cortos por familia: esta semana bebidas, la siguiente limpieza. Diez o quince minutos bastan. Si algo no cuadra, la diferencia es pequeña y todavía recuerdas qué pasó.
Empieza por los productos más caros y los que más se venden: ahí es donde una diferencia cuesta más.
Lo que un sistema te deja ver
- Cuánto tienes de cada producto en este momento, sin ir a contar.
- Qué productos se están acabando, antes de que se terminen.
- Quién hizo cada ajuste de inventario y por qué.
- Qué se vende más y qué lleva meses sin moverse.
Y todo eso desde el celular, aunque no estés en el negocio.
Errores que evitamos al arrancar
- Cargar productos sin revisar. Si el Excel tenía duplicados, el sistema los hereda.
- Dejar que cualquiera ajuste el inventario. Los ajustes se limitan al encargado, y quedan registrados.
- Arrancar sin conteo. Un sistema con números inventados da reportes inventados.
¿Cuánto cuesta?
Precios de referencia con IVA incluido:
- Punto de venta Hazlo tú: $3,800. Te dejamos el sistema listo y tú capturas tus productos. Incluye el primer año de la versión Esencial, con dominio y correo configurados.
- Punto de venta Arranque: $8,000. Nosotros cargamos hasta 500 productos y dejamos todo configurado. La licencia se paga aparte.
- Licencia versión Esencial: $250 al mes o $2,600 al año (el pago anual te ahorra $400). Hasta 3 usuarios por negocio.
- Versión Empresarial, para quien necesita facturar con CFDI y llevar contabilidad: desde $208.80 por usuario al mes el primer año en pago anual.
El equipo (impresora de tickets, lector de código de barras, terminal) se vende aparte. Puedes ver el detalle en sistemas de gestión.
Míralo funcionando con productos como los tuyos
Escríbenos DEMO por WhatsApp al 953 117 7334 y te mostramos un punto de venta con inventario funcionando con productos de tu giro.
